Zaman kavramı oldukça soyut bir kavramdır, ilk akla gelecek şekliyle hepimizin geriye dönüp baktığımızda, hızla uçup giden ve hiçbir şekilde geriye getiremeyeceğimiz, paha biçilemez bir değer olarak söylenebileceği gibi, yaygın ve genel anlamıyla zaman, olayların birbirini takip etme sırasını, aralarındaki geçişi ve süreyi ifade eder. Zaman, bir yandan fiziksel bir olgu olarak ölçülürken, bir yandan da psikolojik, felsefi ve kültürel açıdan çeşitli anlamlar taşır.
Etrafımdaki birçok arkadaşım, dostum, çalışma arkadaşlarım, yönetici ve işletme sahibinde gözlemlediğim en önemli yakınma zaman yönetimi. Tüm bu tanımlamalara baktığımızda, zaman yönetilebilecek bir kavram veya bir şey değil. Zamanı dönüştüremeyiz, değiştiremeyiz, ödünç veya satın alamayız, çoğaltamayız ve saklayamayız. Yapabileceğimiz tek şey kendimizi yönetmek. Kendimizi yöneterek zamanı doğru harcamak veya onunla doğru yatırım yapmak.
Araştırmalar göstermektedir ki, ortalama insan ömrü, 200.000 planlanabilir saat ile sınırlıdır. Bu vaktin %30-40 arasını iş görebilme gücü olarak faydalı bir şekilde işine yansıtabilmektedir. Geriye kalan % 60-70 lik iş görebilme zamanı aşağıdaki şekillerde harcanmaktadır;
- Netleşmemiş Hedefler
- Planlama Hataları
- Plansızlık
- Öncelikleri öncelememe
- Sürekli Erteleme
- Gerçek ihtiyacı belirleyememe
- Detaylarda boğulma
Benjamin Franklin tarafından bir aforizma olarak kullanılan “Vakit, Nakittir ()” bu ifade, her ne kadar zamanı para ile kıyaslasa da, iyi yönetilen bir zaman, başarı, mutluluk ve huzur gibi çok daha değerli sonuçları ortaya çıkarır.

Bu nedenle, zamanı doğru kullanmak, daha verimli ve tatmin edici bir yaşam sürdürmenin temel taşıdır. Günün sonunda tüm bu bakış açıları, zamanın stratejik bir kaynak olarak değerlendirilmesini sağlar.
Zamanı Etkili Kullanmak için Kendimizi Nasıl Doğru Yönetiriz?
Zamanı etkili kullanmak, bir dizi teknik ve stratejidir. Bu yöntemler, kişinin hedeflerine ulaşmasını, stres seviyesini azaltmasını ve genel yaşam kalitesini artırmasını sağlar.
- İyi Organize Olun.

Öncelikle çalışma ortamınızı organize edin. Odanız, masanız, çantanız, çekmeceniz, ajandanız… kısacası tüm çalışma alanınızı düzenleyin.
Teknolojik yeniliklere açık olun. Yazılım firmaları verimli zaman yönetimini desteklemek için pek çok araç sunmaktadır. Ajanda uygulamaları, zamanlayıcılar, yapılacaklar listeleri (to do list), hatırlatıcılar ve proje yönetim yazılımları gibi araçlar, işlerinizin organize edilmesine yardımcı olacaktır
2. Hedefleri Doğru Belirleyin ve Planlayın.
Belirleyeceğiniz hedefler, kişisel ve profesyonel yaşamda ne başarmak istediğinizi karşınıza çıkararak, odaklanmanızı sağlar. Zamanınızı nereye harcayacağınızı bilmek, verimliliğinizi ve başarınızı artırır. Kısa, orta ve uzun vadeli hedefler belirleyerek, her adımda ne yapmanız gerektiğini net bir şekilde görürsünüz. Bu hedefleri belirlerken etkin kullanılan yöntemlerden bir tanesi SMART Hedefler yöntemidir.
3. Hazırladığınız Listede Önceliklendirme Yapın.
Zamanı verimli kullanmanın en önemli yollarından biri, işlerin öncelik sırasını bilmektir. Bir işin öncelikli olup olmadığını değerlendirirken şu soruları sorabilirsiniz:
• İşin aciliyeti nedir?
• Hangi işin öncelenmesi hedeflerime yaklaştırır?
• İşin ertelenmesi mümkün mü?

Eisenhower Matrisi gibi yöntemler, acil ve önemli işleri ayırt etmenize yardımcı olabilir. Eisenhower Matrisi, günlük görevlerinizin uzun vadeli sonuçlarını göz önünde bulundurmak ve sizi yalnızca en üretken değil, en etkili kılacak şeye odaklanmak için basit bir araçtır. Tüm görevlerinizi acil/önemli bir matriste görselleştirmenize yardımcı olur. Günlük görevlerinizin ve daha büyük projelerinizin hepsi şu dört kadrandan birine düşecektir:
- Hemen tamamlanması gereken Acil ve Önemli görevler/projeler
- Takviminizde planlanması gereken Acil Olmayan ve Önemli görevler/projeler
- Başkasına devredilmesi gereken Acil ve Önemsiz görevler/projeler
- Silinmesi gereken Acil Olmayan ve Önemsiz görevler/projeler
Dwight D. Eisenhower, 1961’de Yüzyıl Derneğindeki konuşmasında “Uzun ve kısa vade arasındaki farkı bize kim doğru bir şekilde tanımlayabilir! Özellikle işlerimiz krizde gibi göründüğünde, önemli geleceğe değil, acil olan bugüne ilk dikkatimizi vermek zorunda kalırız.” diyerek işleri öncelemenin önemine vurgu yapmıştır.
Bir başka önceleme ve motivasyon stratejisi ise Kanadalı-Amerikalı bir motivasyonel konuşmacı ve kişisel gelişim yazarı olan Brian Tracy’nin dediği gibi “Ye o Kurbağayı!” “O kurbağayı yemeyi” öğrendiğinizde, başarabileceklerinizin hiçbir sınırı olmayacaktır!”
Gün içerisinde en çok kaçtığınız, ertelediğiniz, zorlandığınız, gözünüzde en çok büyüyen o görevi ilk olarak yapmak, aslında işinize en büyük etkiyi sağlayacak iş olacaktır. Zor olanı başarmanın motivasyonu ile diğer görevlerinize rahatlıkla odaklanabilirsiniz.

4. Yapılacak İşleriniz için Zaman Planınızda Bloklar Oluşturun
Zamanınızı bloklara bölmek hem odaklanmanızı sağlayacak hem de kesintiye uğramanızı engelleyecektir. Zaman blokları, belirli görevler veya aktiviteler için ayrılan zaman dilimlerini ifade eder. Bu yöntem, daha odaklanmış bir şekilde çalışmayı sağlar ve dağılmayı engeller. İşte zaman blokları oluşturma süreci:
4.1. Amaç Belirleme
İlk olarak, zamanı nasıl kullanmak istediğinizi belirleyin. Hedefleriniz ve öncelikleriniz doğrultusunda hangi görevlerin yapılması gerektiğini netleştirin. Bu, iş, okul, kişisel projeler, egzersiz gibi farklı alanlarda olabilir.

4.2. Görevleri Listeler
Tüm yapılması gereken işleri yazın. Bu listeyi oluştururken büyük hedefleri daha küçük, yönetilebilir parçalara ayırın. Örneğin:
• Toplantı hazırlığı
• E-posta yanıtları
• Teklif hazırlama
• Dinlenme / egzersiz

4.3. Zaman Aralıkları Belirleme
Her görev için gereken tahmini zamanı belirleyin. Gerçekçi olmak önemlidir, çünkü çok kısa veya çok uzun zaman dilimleri verimsiz olabilir. Genel bir kılavuz olarak:
• Küçük görevler için 15-30 dakika
• Orta büyüklükteki görevler için 1-2 saat
• Büyük projeler için 3-4 saat veya daha fazla
4.4. Zaman Bloklarını Planlama
Günlük programınızı oluştururken, belirlediğiniz görevler için zaman blokları ayırın. Bu, bir takvim veya günlük planlayıcıda yapılabilir. Örnek bir zaman bloğu planı:
• 08:00 – 09:00: Kahvaltı ve sabah rutini
• 09:00 – 11:00: Yazı yazma (Makale yazma projesi)
• 11:00 – 12:00: E-posta kontrolü ve yanıtlar
• 12:00 – 13:00: Öğle yemeği
• 13:00 – 15:00: Araştırma (Yeni proje için veri toplama)
• 15:00 – 17:00: Toplantılar veya görüşmeler
• 17:00 – 18:00: Egzersiz ve kişisel bakım
• 18:00 – 19:00: Akşam yemeği
• 19:00 – 21:00: Kitap okuma veya kişisel projeler
4.5. Esneklik Bırakın
Her zaman bloklarının arasında geçiş yapmak bazen zaman alabilir veya beklenmedik işler çıkabilir. Gününüzü tamamen katı kurallara dayandırmak yerine, bazı esneklikler bırakmak faydalıdır. Örneğin, her zaman blokları arasında 5-10 dakika ara bırakmak, küçük işler için ek zaman ayırmak, bir sonraki bloğa geçişi daha rahat hale getirebilir.
4.6. Zaman Bloklarını Gözden Geçirme ve Değerlendirme
Gün sonunda, zaman bloklarınızı gözden geçirin. Hangi görevleri zamanında bitirebildiniz? Hangi görevler gecikti? Hangi aktiviteler daha fazla zaman aldı ve hangi aktivitelerde verimsizlik vardı? Bu değerlendirmeler, gelecekte daha verimli zaman blokları oluşturmanıza yardımcı olabilir.
4.7. Zaman Bloklarını Sabırlı ve Düzenli Uygulama
Başlangıçta bu yöntemi sürekli takip etmek zor olabilir, ama zamanla alışacak ve kendinize daha uygun bir zaman düzeni geliştireceksiniz. Başarı, sabırlı ve kararlı bir şekilde düzenli olarak uygulamakla gelir.
ÖZET;
İşte gününüzü zaman bloklarına ayırmanın adım adım süreci:
Görevlerinizi belirleyin. Hafta için yapmanız gerekenleri listeleyin. …
Çalışma bloklarınızı oluşturun ve planlayın. …
Programınızı dengeleyin. …
Programınıza sadık kalın. …
Gününüzü gözden geçirin ve ayarlamalar yapın.
5. Dikkat Dağıtıcı Dış Etkenleri Sınırlamak
Yoğun telefon görüşmeleri, iş harici e-posta trafiği ve ağırlıklı olarak sosyal medya hesaplarında yapılan gereksiz vakit harcamalar işe odaklanmanın önüne geçmektedir.


6. İşi Doğru Delege Edin.
Birçok işletme sahiplerinde delege edememe durumu vardır. Size gelen mailleri sizin aksiyon almanız gerekenler ve delege edecekleriniz olarak sınıflandırın. Gereksiz olanları ise silin. Eğer CC‘de olmamanız gereken mailler varsa ekibinize size gönderim yapılmamasını isteyin.
İşleri doğru delege etmediğiniz durumlarda zamanınızın %50 sinin güven eksikliği veya mükemmellik nedeniyle boşa gidebileceğini bilmelisiniz. Ekibinize bu işleri yapabilmesi için gerekli imkân ve araçları verin, sistem oluşturun ve öğretin.
7. Ara Vermek ve Dinlenmek
Zamanı verimli kullanmak, sürekli çalışmak demek değildir. Aksine, düzenli molalar vererek zihninizi dinlendirmek, uzun vadede daha verimli olmanıza yardımcı olur. Tıbbi araştırmalar neticesinde ortaya çıkan sonuç, 1 saat çalış, 10 dakika dinlen. Etkili ve verimli dinlenme, ilk 10 dakika içinde oluyor, bu süre aşıldığında dinlenmenin etkisinin hızla aşağı indiği tespit edilmiştir.
Pomodoro Tekniği gibi metotlar, çalışma ve dinlenme sürelerini dengelemenizi sağlar.
Sonuç
Zamanı verimli kullanmak, yalnızca daha fazla iş yapmak değil, aynı zamanda yaşamı daha anlamlı ve tatmin edici bir şekilde sürdürmektir. İyi bir zaman yönetimi, hedeflere ulaşmayı kolaylaştırırken, aynı zamanda zihinsel ve duygusal sağlığı destekleyen bir denge yaratır. Hem iş hem de kişisel yaşamda öncelikler belirleyerek, her anı bilinçli bir şekilde değerlendirmek, verimli bir yaşam sürmenin anahtarıdır. Zamanı doğru kullanmak, hayatın her yönünü daha anlamlı kılar.